ניהול נכון של הזמן תקף לא רק לעבודה, אלא משפיע גם על החיים הפרטיים שלנו.
לכולנו יש 24 שעות ביממה, אבל תמיד נראה שיש כאלה שמצליחים להפיק את המקסימום מכל דקה ביום.
לא, הם לא יודעים לעצור את גלגלי הזמן. הם פשוט יודעים לנהל אותו נכון.
לקראת תחילתה של שנה חדשה, שתמיד מביאה איתה הסדרים חדשים והחלטות מבטיחות, חשוב שתשימו דגש על ניהול זמן נכון בשביל עצמכם, בשביל הסובבים אתכם, ולטובת האיזון בין הבית והעבודה.
קראו גם:
אז איך עושים זאת הכי נכון? הנה כמה טיפים פרקטיים:
צרו ביקורת לזמן שלכם
בכל הנוגע לניהול זמן, הצעד הראשון שעליכם לעשות הוא לברר לאן הוא "בורח".
לעיתים איננו יודעים להעריך נכון את משך הזמן שפעולות יומיומיות גוזלות מאיתנו. למשל, מרבית האנשים בטוחים שפעולה פשוטה כדוגמת שליחת מיילים לוקחת רק 30 דקות מזמנם. בפועל לרוב מדובר באחת המשימות שגוזלות הכי הרבה זמן.
הקציבו זמן ריאלי לפגישות ביומן
לא בטוחים אם הפגישה תימשך חצי שעה, שעה או אפילו יותר? כדאי להתייעץ עם יוזם הפגישה או עם מי שמוזמן אליה ולתאם מראש.
אפשרות נוספת: לסגור שעה שלמה ואפילו יותר ביומן, בכדי שלא תהיינה זליגות לפגישה הבאה. סיימתם לפני הזמן? מעולה, נצלו את הזמן להפסקת התרעננות.
רשימת מטלות עושה סדר
צרו רשימת מטלות לכל מטרה או פרויקט, תוך הקפדה על צביעה של כל משימה הניתנת לביצוע. חוץ מלהשאיר אתכם ממוקדים, תוכלו לראות כל העת אל מול עיניכם אילו משימות עדיין פתוחות ואילו כבר סגרתם.
צאו להפסקה
מרגישים שהיומן עמוס בפגישות ולא נשאר לכם זמן לנשום? תסגרו את המרווחים בין הפגישות כדי שתוכלו להתרענן, לצאת החוצה ולנשום אוויר. תזכרו: משבצת פנויה ביומן מזמנת זימונים.
סגרו זמן למשימות אישיות
צריכים להכין דו"ח? לקדם פרויקט אישי? תכניסו גם משימות כאלו ללו"ז. כך תדעו שבשעה 14:00 אתם יושבים על הדו"ח שביקשו מכם להגיש ולא מחפפים אותו בלחץ בין משימות אחרות. כך תהיו מפוקסים ותכינו אותו על הצד הטוב ביותר.
צבעים ביומן
אם יש לכם אפשרות ביומן הממוחשב, תבחרו צבעים לפגישות והמשימות השונות. כך תוכלו להבדיל בין הדברים השונים ולא תרגישו חנוקים כשתראו גוש של צבע אחיד ביומן. תוכלו לצבוע למשל בצבע אדום פגישות מחוץ למשרד, פגישות זום בצהוב וירוק כזמן הפסקה.
קחו זמני ביניים
הפקקים לאחרונה עולים על כל דמיון, אז אם קבעתם פגישה מחוץ למשרד, קחו בחשבון את הפקקים שלפני ואחרי וסגרו את היומן בהתאם. כך תחסכו לעצמכם הפתעות ואיחורים.
אתם לא בתחרות
זכרו שאין סיבה לעשות תחרות עם שאר העובדים מי יוצא הכי מאוחר. בנוסף, לא כל משימה שהתחלנו חייבת להסתיים באותו היום. לרוב לאחר שבע, שמונה שעות עבודה, המוח לא באמת עובד כמו שצריך. לכן להתחיל משימות חדשות בשעה 17:00 זאת ממש לא פעולה מומלצת.
תיעזרו באפליקציות
הדרך הקלה ביותר לעקוב אחר הזמן שלכם היא להוריד ולהיעזר באפליקציות כמו RescueTimeאו Toggl בכדי לעקוב אחר כל מה שמתוכנן לכם במשך השבוע. אפליקציות אלו יעזרו גם לעבור על המשימות ולגלות מה "גונב" לכם את הזמן. בעזרת המידע הזה תוכלו לבצע את ההתאמות הנדרשות.
תפסיקו להיות מושלמים
כשאתם פרפקציוניסטים, שום דבר לעולם לא יהיה מספיק טוב. פירוש הדבר שתמשיכו לחזור לאותה משימה שוב ושוב. שאפו למצוינות, אך לא לשלמות. עשו כמיטב יכולתכם והמשיכו הלאה.
